Портфолио

ООО «Механика-Сервис», входящее в состав ООО УК «Шешмаойл» – это сервисное предприятие, обеспечивающее безаварийную работу нефтепромыслового оборудования и транспорта. Компания обладает необходимым оборудованием, технологиями и квалифицированными специалистами для качественного и своевременного обслуживания клиентов.

До начала проекта компания использовала систему УПП, которая была существенно модифицирована и требовала постоянного сопровождения. Из-за прекращения поддержки со стороны разработчика УПП, руководство компании приняло стратегическое решение о переходе на ERP-систему.

Основные цели проекта

1. Переход на современную ERP-систему: Замена устаревшей системы управления предприятием (УПП) на современную ERP-систему для улучшения управления финансовыми потоками, производством и кадрами.

2. Централизация учета: Интеграция всех учетных модулей в единой системе для упрощения контроля и управления бизнес-процессами.

3. Создание отдельной базы распределения по нормам часов: Разработка сложной системы распределения затрат по нормам времени, которая указывает на производственные этапы, что позволяет более точно учитывать затраты на каждом этапе производственного цикла.

Задачи проекта

1. Разработка и внедрение новых функциональных модулей, соответствующих специфике бизнеса компании:

• Модуль управления производственными процессами: автоматизация этапов производства, учет нормативных временных показателей и затрат.
• Финансовый модуль: интеграция управленческого и регламентированного учета, поддержка бюджетирования и финансовой отчетности.
• Кадровый модуль: автоматизация кадровых операций, расчет заработной платы, управление персоналом.

2. Перенос данных из старой системы в новую среду:

• Миграция исторических данных о заказах, запасах, сотрудниках и финансовых операциях.
• Проверка целостности и достоверности перенесенных данных для исключения ошибок и дублирования информации.

3. Проведение обучения сотрудников:

• Организация тренингов и семинаров для всех категорий работников, начиная от операторов и заканчивая руководителями подразделений.
• Поддержка пользователей на первых этапах эксплуатации системы, предоставление консультаций.

4. Интеграция ERP-системы с другими приложениями:

• Интеграция с программой Альфа-Авто для автоматизации процессов ремонта и производства.
• Подключение к внешним системам, таким как Диадок и EVISE, для электронного документооборота и взаимодействия с контрагентами.

5. Создание и настройка специализированных отчетов:

• Разработка и настройка специализированного отчета АХД для формирования бухгалтерской отчетности. (Валовая прибыль с детализацией затрат до гау с полной аналитикой по статьям)
• Автоматизация регулярных отчетов для мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI).

6. Оптимизация бизнес-процессов:

• Анализ текущих процессов и предложение улучшений, направленных на сокращение времени выполнения операций и снижение затрат.

7. Поддержка и сопровождение:

• Предоставление технической поддержки на протяжении всего периода эксплуатации системы.
• Постоянное обновление и модернизация системы в зависимости от изменений требований бизнеса и внешних факторов.

Уникальные особенности проекта

Механизм расчета себестоимости

Одной из ключевых особенностей проекта стал разработанный механизм расчета себестоимости, который учитывал нормативы времени и затраты на производство. Это позволило компании более точно планировать и контролировать свои производственные процессы, снижая издержки и повышая рентабельность.

Отчет АХД

Важную роль в проекте сыграл специализированный отчет АХД, который был адаптирован под конкретные нужды компании. Этот инструмент позволяет формировать бухгалтерскую отчетность, обеспечивая единообразие и точность данных по всему холдингу.

Интеграция с Альфа-Авто

Еще одной важной задачей стала интеграция ERP-системы с программой Альфа-Авто, что позволило автоматизировать многие процессы, связанные с ремонтом и производством. Сложная система обмена данными позволила минимизировать ручную работу и ускорить принятие решений.

Результаты проекта

1. Полная миграция на ERP-систему: Все бизнес-процессы компании были успешно перенесены на новую платформу, что обеспечило централизованный учет и контроль.

2. Оптимизация финансовых потоков: За счет внедрения современных инструментов управления финансы компании стали прозрачнее и легче управляемыми, что привело к сокращению операционных издержек.

3. Повышение производительности труда: Благодаря автоматизации многих процессов и уменьшению ручной работы, сотрудники смогли сосредоточиться на более стратегических задачах, что увеличило общую производительность.

4. Соответствие законодательным требованиям: Новая система позволила компании оперативно реагировать на изменения в законодательстве и обеспечивать своевременную сдачу отчетности.

5. Индивидуальная настройка отчетности: Был создан специализированный отчет АХД, который помогает руководству принимать обоснованные решения на основе точных и актуальных данных.

6. Снижение рисков и повышение надежности: Комплекс мероприятий по тестированию и настройке системы снизил вероятность возникновения ошибок и сбоев, что повысило надежность и стабильность бизнес-процессов.

7. Интеграция с Альфа-Авто: Интеграция ERP-системы с программой Альфа-Авто позволила автоматизировать процессы ремонта и производства. Особенность данной интеграции заключается в создании сложной системы обмена данными, которая охватывает полнй цикл – от создания заказа клиента до выпуска готовой продукции. Этот механизм минимизировал ручные операции и ускорил принятие решений, тем самым повысив оперативность и точность выполнения производственных задач.

Сокращение времени на обработку заказов: На 30% уменьшилось время на обработку заказов благодаря автоматизации документооборота.

Рост точности расчетов: Себестоимость продукции рассчитывается с точностью до 99%, что минимизирует финансовые риски и повышает рентабельность.

Экономия ресурсов: Годовая экономия на обслуживании ИТ-инфраструктуры составила около 15%.

Проблемы и вызовы

Одним из наиболее значимых вызовов проекта стала необходимость адаптации сотрудников к новой системе. Работники, привыкшие к использованию УПП, неохотно воспринимали изменения. Однако благодаря комплексному подходу к обучению и поддержке, большинству пользователей удалось освоить новые технологии.

Кроме того, возникли технические сложности, связанные с переносом данных из старой системы в новую. Процесс миграции потребовал тщательной подготовки и тестирования, чтобы исключить возможные потери данных и ошибки.

Проект внедрения ERP-системы в «Механике Сервис» продемонстрировал успешное достижение поставленных целей, несмотря на все возникающие трудности. Новая система позволила компании значительно повысить эффективность своей работы, снизить операционные издержки и улучшить качество управления бизнес-процессами.